Toimari kertoo henkilöstötilaisuudessa koko porukalle, että organisaatiossa käynnistyy iso muutosprojekti johtoryhmän vetämänä ja asiasta kerrotaan myöhemmin lisää, kun on kerrottavaa. Henkilöstökin vähän innostuu, projekti kuulostaa hyvältä.
Johtoryhmä työstääkin projektia ahkerasti, ei säästele työtuntejaan. Homma tosin ottaa aikansa, koska ratkaistavat asiat ovat vaikeita ja monitahoisia. Kun yhden asian ratkaisee, se generoi joukon muita ratkaistavia asioita. Mutta ryhmän tahto saada aikaan hyvin suunniteltu muutos toimii positiivisena piiskurina. Kerrotaan henkilöstölle lisää sitten, kun on jotain enemmän kerrottavaa.
Samaan aikaan toisaalla henkilöstö ihmettelee, mitähän sille muutosprojektille tapahtui. Toimitusjohtaja puhui siitä tosi innostuneesti jokin aika sitten infossa, mutta sen jälkeen ei ole kuulunut mitään. Mitään ei ilmeisesti ole tapahtunut suurista puheista ja lupauksista huolimatta.
Paitsi että Teemun esimies oli kertonut omassa tiimipalaverissaan, että asia X tapahtuu maaliskuussa. Myynnin puolella sanottiin, että olivat kuulleet Peran pomon pomon sanoneen, että kyllä me kohti Z-ratkaisua mennään. Suhina virtuaalisissa ja fyysisissä kahvipöydissä voimistuu, arvailuja satelee ja huhut kiertelevät spekulaatiosta toiseen.
Mitä tapahtui?
Kaikesta kovasta työstään huolimatta johto unohti tärkeän työkalunsa – suunnitelmallisen viestinnän. Kun mikä tahansa projekti, hanke tai muutosmatka käynnistyy, viestintäsuunnitelma on olennainen osa kokonaissuunnitelmaa. Myös johtoryhmälle itselleen on tärkeää sanoittaa ja kiteyttää juuri tehdyt päätökset. Sanotaan vielä ääneen, mitä me päätimme ja mikä on ydinsanomamme eli miksi, mitä, kenelle ja milloin.
Kun yhdessä synkronoidaan miten ja milloin viestitään, saadaan yhtenäistä viestintää oikeaan aikaan. Välietappien säännöllinen ja johdonmukainen kommunikointi yhtenäisellä viestillä on tärkeää, vaikka mitään merkittävää ei olisi tapahtunutkaan. Luodaan yhteistä käsitystä siitä, että tulta pidetään yllä ja hanke ei ole hukkunut arjen kiireisiin.
Vaikka organisaation kulttuuri olisi hyvinkin osallistavaa ja henkilöstö päässyt mukaan projektin ja suunnitteluun eri vaiheissa, se ei silti vähennä viestinnän tarvetta. Oikeastaan se asettaa vieläkin suuremmat odotukset, koska osallistaminen itsessään jo luo omistajuutta ja lisää kiinnostusta.
Erityisen huomion kohde on projektien päättäminen. Homma on saatu maaliin, mutta selkeää päätöstä ei todeta ja viestitä. Organisaatiossa saattaa vallita tunnelma, että ”paljon meillä näitä projekteja aloitetaan, mutta ei niitä viedä koskaan päätökseen”. Kysymys ei välttämättä ole siitä, että johto suhtautuisi viestintään välinpitämättömästi, enemminkin voidaan ajatella inhimillisestä ajatuserheestä. Kun itse on syvällä asian sisällä ja saattaa olettaa, että kaikki muutkin ovat.
Viestinnän tarpeen määrää ei voi liioitella, tarvitaan toistoa, toistoa ja toistoa, jatkuvaa innostunutta jankuttamista!
Lue lisää johtamisen palveluista